Top 3 lỗi phổ biến cần tránh khi nộp hồ sơ xin quốc tịch Canada
Việc nộp hồ sơ xin quốc tịch Canada là một cột mốc quan trọng đối với các thường trú nhân, tuy nhiên quá trình này tiềm ẩn nhiều phức tạp và có thể bị trì hoãn nếu không được chuẩn bị cẩn thận. Cơ quan Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) xử lý hàng nghìn hồ sơ mỗi năm, và bất kỳ sai sót hoặc thiếu sót nào cũng có thể dẫn đến thời gian chờ đợi kéo dài, thậm chí là bị từ chối.
Tính đến đầu năm 2025, tồn đọng hồ sơ xin quốc tịch tại Canada đã vượt quá 47.400 hồ sơ – cho thấy tầm quan trọng của việc hiểu rõ các yếu tố có thể làm chậm trễ quy trình, cũng như cách khắc phục để quá trình xét duyệt diễn ra suôn sẻ.
Bài viết này sẽ phân tích những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ xin quốc tịch Canada gặp trở ngại, cung cấp các giải pháp thiết thực để tránh bị trì hoãn và chia sẻ các lời khuyên chuyên môn giúp hồ sơ của quý vị được chuẩn bị tốt nhất.
Dù quý vị đang xử lý yêu cầu giấy tờ, giải quyết vấn đề về điều kiện nhập cư hay chuẩn bị cho kỳ thi quốc tịch, nội dung sau sẽ trang bị cho quý vị những kiến thức cần thiết để tiến tới quốc tịch Canada một cách hiệu quả.
Vì sao hồ sơ xin quốc tịch Canada bị trì hoãn?
Hồ sơ xin quốc tịch Canada được xét duyệt dựa trên các tiêu chí nghiêm ngặt như thời gian cư trú thực tế tại Canada, trình độ ngôn ngữ và việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
Hiện nay, các hồ sơ thông thường (routine applications) có thời gian xử lý trung bình khoảng 8 tháng. Tuy nhiên, các trường hợp “không thông thường” (non-routine) hoặc phức tạp có thể mất nhiều thời gian hơn đáng kể.
Theo Cơ quan Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC), có ba nguyên nhân chính dẫn đến sự trì hoãn trong quá trình xét duyệt:
- Hồ sơ thiếu thông tin hoặc tài liệu quan trọng: Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu bằng chứng cần thiết, IRCC có thể yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.
- Vắng mặt tại các buổi thi, phỏng vấn hoặc điều trần: Việc không tham dự các cuộc hẹn được sắp xếp có thể khiến hồ sơ bị trì hoãn hoặc thậm chí bị đóng.
- Vấn đề liên quan đến tiền án, an ninh hoặc điều kiện nhập cư: Những lo ngại liên quan đến lý lịch hình sự hoặc khai báo không trung thực có thể làm phức tạp hoặc làm dừng hoàn toàn quá trình xét duyệt.
Dưới đây là phần phân tích chi tiết từng nguyên nhân, lý do vì sao chúng ảnh hưởng đến tiến trình xin quốc tịch và các giải pháp cụ thể để giúp quý vị tránh những rủi ro không đáng có.
Hồ sơ thiếu hoặc không đầy đủ – Nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ khi xin quốc tịch Canada
Một trong những lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ xin quốc tịch Canada bị trì hoãn là do nộp hồ sơ không đầy đủ.
Cơ quan Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) yêu cầu nộp đầy đủ các giấy tờ cụ thể để xác minh tư cách hợp lệ của đương đơn, bao gồm các điều kiện về thời gian cư trú, khả năng ngôn ngữ và giấy tờ định danh. Việc thiếu bất kỳ tài liệu nào hoặc nộp bản sao không rõ ràng có thể khiến IRCC yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý hồ sơ thêm nhiều tháng.
Hồ sơ thiếu thông tin hoặc tài liệu quan trọng là một trong ba lỗi gây chậm trễ khi xin quốc tịch Canada
Danh sách giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ xin quốc tịch Canada
Để tránh tình trạng bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, hãy đảm bảo quý vị nộp đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo đúng định dạng:
- Đơn xin quốc tịch: Mẫu đơn CIT 002 (Application for Canadian Citizenship).
- Tính toán thời gian cư trú thực tế: Bản in từ công cụ trực tuyến “Physical Presence Calculator” hoặc Mẫu CIT 0407, chứng minh đã cư trú tại Canada ít nhất 1.095 ngày (3 năm) trong vòng 5 năm gần nhất.
- Hộ chiếu hoặc giấy tờ du lịch: Bản sao màu của tất cả các trang hộ chiếu (hoặc giấy tờ thay thế) trong 5 năm trước ngày nộp hồ sơ. Nếu không có, cần đính kèm giải trình.
- Chứng minh trình độ ngôn ngữ (trình độ CLB 4 trở lên):
- Kết quả bài kiểm tra ngôn ngữ được IRCC chấp nhận (IELTS, CELPIP, TEF…).
- Bằng cấp, chứng chỉ, hoặc bảng điểm đại học/cao đẳng bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
- Bằng chứng đạt CLB 4 qua chương trình học ngôn ngữ được chính phủ tài trợ.
- Giấy tờ định danh cá nhân: Bản sao 2 giấy tờ thể hiện họ tên, ảnh và ngày sinh (ví dụ: hộ chiếu, thẻ PR, bằng lái xe, thẻ y tế…).
- Ảnh thẻ quốc tịch: 2 ảnh giống nhau (kích thước 50 mm x 70 mm), đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật của IRCC (rõ nét, không bóng, tông da tự nhiên…).
- Biên lai đóng lệ phí: Thanh toán lệ phí hồ sơ online và đính kèm biên lai.
- Danh sách kiểm tra giấy tờ: Mẫu CIT 0007 xác nhận đã nộp đủ hồ sơ.
Một số giấy tờ bổ sung tùy trường hợp cụ thể
Tùy theo tình huống cá nhân, quý vị có thể cần nộp thêm một số giấy tờ sau:
- Mẫu sử dụng đại diện IMM 5476: Nếu có sử dụng luật sư hoặc chuyên viên tư vấn di trú.
- Phiếu lý lịch tư pháp: Bắt buộc nếu trong 4 năm gần nhất, bạn đã sống từ 183 ngày liên tiếp trở lên tại quốc gia khác khi đã đủ 18 tuổi.
- Giấy tờ thay đổi tên: Giấy kết hôn, quyết định của tòa án hoặc hồ sơ nhận con nuôi.
- Sửa đổi ngày sinh hoặc giới tính: Mẫu IRM 003 hoặc IRM 002.
- Cư trú ngoài Canada với tư cách là công chức chính phủ (Crown Servant): Mẫu CIT 0177.
- Giấy tờ về quyền giám hộ trẻ vị thành niên: Giấy ủy quyền, phán quyết tòa án, hoặc bản khai có tuyên thệ.
- Yêu cầu miễn trừ: Nếu bạn không thể đáp ứng yêu cầu về ngôn ngữ, kiến thức hoặc lời tuyên thệ do lý do y tế hoặc nhân đạo, cần nộp mẫu CIT 0116 kèm bằng chứng hỗ trợ (ví dụ: Mẫu đánh giá y tế CIT 0547).
Mẹo giúp tránh trì hoãn do thiếu hồ sơ
- Kiểm tra kỹ danh sách hồ sơ: Sử dụng danh sách kiểm tra hồ sơ của IRCC (mẫu CIT 0007) để đảm bảo quý vị không bỏ sót bất kỳ giấy tờ nào.
- Đính kèm bản dịch có công chứng: Đối với các giấy tờ không phải bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, quý vị cần cung cấp bản dịch có công chứng kèm theo bản tuyên thệ từ người dịch.
- Gửi bản quét rõ nét: Tất cả tài liệu cần được quét màu (nếu yêu cầu), rõ ràng và dễ đọc.
- Chuẩn bị hồ sơ bổ sung trước: Nếu quý vị nghi ngờ IRCC có thể yêu cầu thêm tài liệu (ví dụ: lịch sử đi lại, bằng chứng năng lực ngôn ngữ), hãy chủ động nộp kèm từ đầu.
- Lưu lại bản sao: Giữ lại bản sao tất cả giấy tờ và bằng chứng đã nộp để làm hồ sơ lưu trữ cá nhân.
Việc nộp hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ lần đầu tiên sẽ giảm thiểu nguy cơ bị yêu cầu bổ sung, giúp tiết kiệm thời gian xử lý có thể kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng.
Bỏ lỡ bài kiểm tra, phỏng vấn hoặc phiên điều trần quốc tịch
Việc tham dự các buổi kiểm tra, phỏng vấn hoặc phiên điều trần quốc tịch theo lịch hẹn là bắt buộc. Việc vắng mặt có thể dẫn đến trì hoãn đáng kể, hồ sơ bị đóng, hoặc phải nộp lại hồ sơ kèm lệ phí mới.
Việc bỏ lỡ các buổi kiểm tra, phỏng vấn và điều trần là nguyên nhân khiến hồ sơ xin quốc tịch Canada bị trì hoãn đáng kể
Tại sao việc tham dự lại quan trọng?
- Bài kiểm tra quốc tịch: Những người nộp đơn từ 18–54 tuổi phải vượt qua bài kiểm tra về lịch sử, địa lý và trách nhiệm công dân Canada. Việc bỏ lỡ bài kiểm tra có thể khiến bạn mất quyền thi lại hoặc hồ sơ bị đóng.
- Phỏng vấn quốc tịch: IRCC có thể yêu cầu phỏng vấn để xác minh thông tin hoặc làm rõ những điểm chưa rõ ràng. Không tham dự có thể khiến hồ sơ bị coi là bị từ bỏ.
- Phiên điều trần quốc tịch: Trong các trường hợp phức tạp, bạn có thể cần tham gia phiên điều trần với viên chức hoặc thẩm phán quốc tịch. Vắng mặt có thể dẫn đến bị từ chối.
Cần làm gì nếu bỏ lỡ cuộc hẹn?
IRCC có hướng dẫn cụ thể để quý vị yêu cầu sắp xếp lại hoặc giải thích lý do vắng mặt:
Bỏ lỡ bài kiểm tra quốc tịch:
- Thi trực tuyến: Nếu bỏ lỡ lần thi đầu tiên, IRCC sẽ tự động mời quý vị thi lại trong vòng 30 ngày (tối đa 3 lần). Nếu tiếp tục bỏ lỡ lần hai, quý vị phải liên hệ IRCC qua email hướng dẫn trong thư mời kèm lý do hợp lý. Nếu không, hồ sơ sẽ bị đóng.
- Thi trên giấy: Bỏ lỡ bài thi lần đầu, hãy liên hệ IRCC để xin thi lại. Nếu bỏ lỡ lần thi lại, cũng cần gửi lý do chính đáng để tránh hồ sơ bị hủy.
Bỏ lỡ phỏng vấn quốc tịch:
Gửi thư giải thích lý do vắng mặt tới văn phòng IRCC đã gửi lịch hẹn (qua đường bưu điện hoặc mẫu web trực tuyến). Xem kỹ thư thông báo để biết thời hạn phản hồi. Nếu quá hạn, hồ sơ có thể bị đóng.
Bỏ lỡ phiên điều trần quốc tịch:
Thông báo ngay cho văn phòng tổ chức phiên điều trần và cung cấp lý do vắng mặt. Thư mời sẽ hướng dẫn thông tin liên hệ và hậu quả nếu không tham dự.
Mẹo tránh bỏ lỡ cuộc hẹn
- Ghi chú lịch hẹn: Đánh dấu tất cả lịch hẹn quan trọng và đặt lời nhắc.
- Theo dõi thông báo: Thường xuyên kiểm tra email (kể cả thư rác) và thư tay từ IRCC.
- Chuẩn bị trước: Sắp xếp phương tiện di chuyển, giữ trẻ hoặc xin nghỉ làm từ sớm.
- Cập nhật thông tin liên hệ: Đảm bảo IRCC có email và địa chỉ mới nhất của bạn.
- Phản hồi nhanh chóng: Nếu không thể tham dự, hãy liên hệ IRCC càng sớm càng tốt để xin dời lịch.
Việc phản hồi kịp thời và đầy đủ với IRCC có thể giúp quý vị tránh bị đóng hồ sơ, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Vấn đề về tiền án, an ninh hoặc không được chấp nhận
Các vấn đề về tiền án, an ninh hoặc việc cung cấp thông tin sai lệch có thể khiến hồ sơ bị trì hoãn, phức tạp hoặc bị từ chối. Theo Đạo luật Quốc tịch Canada, một số điều kiện khiến quý vị không đủ tư cách hoặc cần xử lý pháp lý để tiếp tục.
Một vài trường hợp hồ sơ xin quốc tịch Canada sẽ bị từ chối hoặc trì hoãn khi có vấn đề về tiền án và các quan ngại về an ninh
Các trường hợp không được chấp nhận phổ biến
- Tiền án hình sự: Nếu từng bị kết án về các tội nghiêm trọng (ví dụ: tội danh hình sự ở Canada hoặc tương đương ở nước ngoài), bạn có thể bị cấm nhập quốc tịch.
- Quan ngại về an ninh: Các hành vi như gián điệp, khủng bố hoặc liên quan đến tội phạm có tổ chức sẽ khiến hồ sơ không đủ điều kiện.
- Cung cấp thông tin sai lệch: Dù vô tình hay cố ý, việc khai báo không trung thực có thể dẫn đến bị cấm nộp đơn xin quốc tịch trong vòng 5 đến 10 năm.
Cách giải quyết các vấn đề không được chấp nhận
Nếu gặp vấn đề, quý vị có thể cân nhắc các phương án sau:
- Nộp đơn xin phục hồi tình trạng hình sự (Criminal Rehabilitation): Xóa bỏ vĩnh viễn tiền án cho mục đích di trú nếu:
- Hành vi phạm tội đó là tội danh theo luật Canada.
- Quý vị đã bị kết án hoặc thừa nhận hành vi đó.
- Đã ít nhất 5 năm kể từ khi hoàn tất bản án.
- Thư tư vấn pháp lý: Luật sư di trú Canada có thể viết thư giải thích tác động pháp lý của tiền án dựa trên luật Canada. Thư này có thể đề xuất hình thức giảm nhẹ hoặc xem xét đặc biệt nếu ảnh hưởng đến gia đình hoặc công việc của quý vị.
- Giấy phép cư trú tạm thời (TRP): Dành cho những người chưa đủ điều kiện xin phục hồi (ví dụ chưa đủ 5 năm). TRP chỉ cho phép nhập cảnh tạm thời, không giải quyết vấn đề quốc tịch.
Tránh khai báo sai lệch
Đây là lỗi nghiêm trọng có thể khiến hồ sơ bị bác bỏ. Hãy cẩn trọng:
- Trung thực tuyệt đối: Cung cấp đầy đủ thông tin, kể cả các chi tiết nhỏ như từ chối visa trước đây hay tiền án đã xóa.
- Kiểm tra kỹ hồ sơ: Đảm bảo không có sai sót trước khi nộp.
- Tư vấn chuyên gia: Luật sư di trú có thể giúp quý vị chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ.
Mẹo xử lý trường hợp không được chấp nhận
- Khai báo tiền án trung thực: Đính kèm giấy tờ từ tòa án, hồ sơ cảnh sát để minh bạch.
- Tư vấn luật sư: Luật sư nhiều kinh nghiệm có thể đề xuất phương án hợp lý (ví dụ phục hồi hoặc thư tư vấn).
- Xử lý sớm: Giải quyết các vấn đề này trước khi nộp hồ sơ, tránh phát sinh phức tạp về sau.
- Lưu trữ tài liệu: Giữ kỹ các quyết định, đơn ân xá hoặc tài liệu xác nhận phục hồi.
Bằng cách chủ động chuẩn bị và xử lý sớm, quý vị có thể nâng cao cơ hội thành công và tránh các rủi ro dẫn đến bị trì hoãn hoặc từ chối hồ sơ quốc tịch.
Vai trò của luật sư di trú
Mặc dù quý vị có thể tự mình nộp hồ sơ xin quốc tịch Canada, nhưng việc thuê một luật sư di trú giàu kinh nghiệm có thể tạo nên sự khác biệt, đặc biệt trong các trường hợp phức tạp.
Lợi ích khi có luật sư hỗ trợ
- Đảm bảo hồ sơ đầy đủ: Rà soát toàn bộ hồ sơ để đảm bảo tất cả giấy tờ cần thiết được nộp đúng định dạng và chính xác.
- Đánh giá điều kiện hợp lệ: Xác định các yếu tố có thể gây trở ngại (ví dụ: không đủ số ngày cư trú hoặc có vấn đề về tư cách nhập cảnh).
- Xử lý các tình huống phát sinh: Hướng dẫn quý vị nếu bỏ lỡ cuộc hẹn hoặc gặp vấn đề về tư cách.
- Chuẩn bị văn bản pháp lý: Soạn thư tư vấn pháp lý hoặc hồ sơ xin phục hồi tư cách hình sự.
- Ngăn ngừa khai báo sai: Đảm bảo hồ sơ trung thực và đầy đủ, tránh nguy cơ bị cấm nộp hồ sơ trong tương lai.
Khi nào cần cân nhắc thuê luật sư?
Quý vị nên cân nhắc tìm đến hỗ trợ chuyên nghiệp nếu:
- Có tiền án hoặc lo ngại về tư cách nhập cảnh.
- Lịch sử di chuyển phức tạp, khó chứng minh số ngày cư trú.
- Đang xin miễn yêu cầu về ngôn ngữ, kiến thức hoặc tuyên thệ do lý do đặc biệt.
- Đã bỏ lỡ bài kiểm tra, phỏng vấn hoặc phiên điều trần và cần khắc phục tình huống.
- Mong muốn đảm bảo hồ sơ hoàn hảo, giảm thiểu rủi ro và có sự yên tâm trong quá trình xét duyệt.
Việc đồng hành cùng một luật sư uy tín giúp quý vị tăng khả năng thành công, nhất là trong bối cảnh quy trình xét duyệt ngày càng nghiêm ngặt.
Một số lưu ý bổ sung để tăng cơ hội thành công khi xin quốc tịch Canada
Bên cạnh việc xử lý ba yếu tố thường gây trì hoãn, những chiến lược dưới đây sẽ giúp quý vị nộp hồ sơ hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn:
- Chuẩn bị sớm: Thu thập đầy đủ giấy tờ và tính số ngày cư trú trước khi nộp hồ sơ để sớm phát hiện những thiếu sót cần bổ sung.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ của IRCC: Tận dụng các công cụ như máy tính số ngày cư trú trực tuyến và danh sách kiểm tra hồ sơ để bảo đảm tổ chức thông tin khoa học, đúng yêu cầu.
- Theo dõi hồ sơ thường xuyên: Kiểm tra tình trạng hồ sơ trên cổng thông tin điện tử của IRCC và phản hồi nhanh chóng khi được yêu cầu cung cấp thêm thông tin.
- Chuẩn bị cho bài kiểm tra quốc tịch: Học kỹ tài liệu Discover Canada để đạt kết quả tốt ngay trong lần thi đầu tiên.
- Tuân thủ pháp luật: Tránh phát sinh bất kỳ vấn đề pháp lý nào trong thời gian hồ sơ đang được xét duyệt, vì các án phạt mới có thể ảnh hưởng đến điều kiện xin quốc tịch.
Để được tư vấn chi tiết bởi các chuyên gia di trú và luật sư hàng đầu của SI Group về lộ trình định cư Canada cũng như cách nhanh chóng sở hữu quốc tịch, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời và chính xác:
🏢: Tầng 44, Bitexco Financial Tower, 02 Hải Triều, P. Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh
🏛️: Tầng 19, Capital Place, 29 Liễu Giai, P. Ngọc Hà, TP. Hà Nội
☎️: (+84)979 355 355
Khám phá thêm về SI Group
Facebook | Zalo | Linkedin | Youtube
>>> Xem thêm:
Để được tư vấn chính xác, nhanh chóng và bảo mật, Quý khách liên hệ trực tiếp Hotline (+84) 979 355 355 hoặc để lại thông tin. Đội ngũ với hơn 20 năm kinh nghiệm của SI Group luôn sẵn sàng để kết nối và tư vấn miễn phí.
