Canada: IRCC lên kế hoạch giải quyết tồn đọng hồ sơ thường trú nhân 

Để giải quyết các kiến nghị từ Văn phòng Tổng kiểm toán (OAG) hồi tháng 10 năm ngoái về lượng hồ sơ xin lên thường trú nhân (PR) còn tồn đọng, IRCC vừa công bố chi tiết và thời hạn thực hiện kế hoạch hành động. 

Văn phòng Tổng Kiểm toán (OAG) chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo rằng Chính phủ Liên bang quản lý công quỹ một cách hợp lý và tiến hành kiểm toán để cung cấp thông tin, tư vấn khách quan cho Quốc hội Canada, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của Chính phủ.

Báo cáo ban đầu của OAG cho thấy trong suốt năm 2022, lượng hồ sơ xin cấp PR còn tồn đọng vượt xa mức có thể chấp nhận được trong suốt thời kỳ đại dịch COVID-19. Lưu ý rằng lượng hồ sơ xin lên PR còn tồn đọng này không tính đến của nhóm người tị nạn. Báo cáo này cũng đưa ra đề xuất để IRCC cải thiện thời gian xử lý hồ sơ xin lên thường trú nhân trong tương lai. 

Xem thêm: Tổng hợp chi phí thường trú nhân Canada 2024

Thời gian xử lý và tiêu chuẩn dịch vụ 

Kiến nghị đưa ra rằng IRCC nên thông báo cho đương đơn biết về việc mất bao lâu để đưa ra Quyết định cuối cùng về việc có cấp thẻ thường trú hay không. IRCC có thể đánh giá tiêu chuẩn dịch vụ bằng cách xem xét lượng hồ sơ và độ tuổi của đương đơn thông qua nguồn tài nguyên sẵn có. 

Mục tiêu của IRCC là xử lý 80% hồ sơ theo tiêu chuẩn dịch vụ hoặc khoảng thời gian mà họ cho là hợp lý để đưa ra Quyết định cuối cùng. Tiêu chuẩn dịch vụ khác nhau giữa các loại hồ sơ. Lấy ví dụ đơn giản là tiêu chuẩn dịch vụ dành cho trường hợp bảo lãnh người thân có thể kéo dài đến 12 tháng, trong khi hồ sơ Express Entry chỉ kéo dài đến 6 tháng. 

Đáp lại, IRCC cam kết thiết lập các tiêu chuẩn dịch vụ cho các chương trình như nhập cư theo diện phát triển kinh tế, bảo lãnh người thân gia đình và tị nạn. Cơ quan này dự kiến tiêu chuẩn dịch vụ mới sẽ được áp dụng trước 31/12/2024.

Khác biệt về thời gian chờ đợi xử lý hồ sơ 

Báo cáo OAG phát hiện sự khác biệt về thời gian xử lý hồ sơ trong các chương trình khác nhau của IRCC. Báo cáo này nhấn mạnh rằng tình hình hiện tại không phù hợp với Kế hoạch nhập cư Canada, vốn đặt ra mục tiêu hàng năm về số lượng thường trú nhân mà quốc gia này dự định chấp nhận. Lập luận là nếu IRCC biết có thể mong chờ bao nhiêu hồ sơ PR thì có thể chuẩn bị đầy đủ năng lực xử lý theo tiêu chuẩn dịch vụ.

IRCC giải thích rằng sở dĩ có sự khác biệt về thời gian xử lý hồ sơ bởi vì tất cả hồ sơ đều được xem xét theo từng trường hợp cụ thể và mức độ phức tạp có thể cần nhiều thời gian xử lý hơn. Cơ quan này cũng thừa nhận rằng việc ưu tiên một số đối tượng nhất định có thể làm trì hoãn việc xử lý hồ sơ của các đối tượng khác. 

Hơn nữa, để giải quyết những lo ngại về thời gian xử lý hồ sơ dựa trên quốc gia xuất xứ của ứng viên, IRCC cho biết sẽ lập kế hoạch phát triển công cụ theo dõi thời gian chờ theo quốc gia cư trú và thí điểm thu thập, phân tích dữ liệu dựa trên chủng tộc và văn hóa dân tộc.

Chương trình thí điểm sẽ bắt đầu vào ngày 01/10/2024 và IRCC cho biết sẽ xác định cách thức kết hợp tìm kiếm với kiểm tra sự khác biệt về thời gian xử lý hồ sơ trước ngày 01/4/2025. 

Ngoài ra còn có một kiến nghị quan trọng khác là IRCC phải hành động để giải quyết hồ sơ tồn đọng do sự chậm trễ trong quá trình xử lý hồ sơ thuộc phạm vi kiểm soát của họ, kể cả hành động theo dõi của các viên chức.

Bộ làm rõ rằng hầu hết các chương trình dành cho thường trú nhân đều không có giới hạn về số lượng hồ sơ được chấp nhận, ngoại trừ hồ sơ Express Entry. 

Kết hợp khối lượng công việc với nguồn lực

Theo báo cáo của OAG, có sự mất cân bằng trong phân bổ nguồn lực giữa các văn phòng IRCC khác nhau. Ví dụ, văn phòng ở Dar es Salaam (Tanzania) có khối lượng công việc lớn gấp 5 lần văn phòng ở Rome (Ý), dù cả 2 văn phòng đều có cùng số lượng nhân sự như nhau. 

IRCC cho rằng tồn đọng là do lượng hồ sơ giấy ngày càng tăng ở một số văn phòng nhất định, khiến việc chia sẻ khối lượng công việc trở nên khó khăn hơn. Tình trạng tồn đọng càng trở nên trầm trọng hơn do việc đình chỉ các cuộc phỏng vấn trực tiếp đối với các hồ sơ diện tị nạn và bảo lãnh người thân trong đại dịch COVID-19.

IRCC đã nghiên cứu và phát triển công cụ theo dõi lượng hồ sơ được cấp và lượng hồ sơ tồn đọng, để xác định sự chậm trễ do việc phải chờ đợi cấp đơn. 

Ngoài ra, IRCC có kế hoạch phân bổ khối lượng công việc theo nguồn lực sẵn có. Để làm được việc này, IRCC sẽ kiểm tra nguồn lực dựa trên mục tiêu nhập cư và tiếp tục bố trí nhân sự cũng như phân bổ nguồn lực dựa trên các hoạt động giả định hằng năm.

Cơ quan này thừa nhận rằng khu vực Châu Phi, vùng cận Sahara là nơi có lượng hồ sơ tồn đọng lớn vì văn phòng ở đây còn nhiều hạn chế. Đến 30/6/2024, IRCC đặt mục tiêu hoàn thành việc đánh giá việc tạo vị trí và bố trí nhân sự trong khu vực. Đồng thời, hoàn thành ưu tiên và phân bổ các nguồn lực tạm thời khi cần thiết để hỗ trợ quá trình xử lý hồ sơ của nhóm người tị nạn.

Giám sát việc sử dụng AI trong việc ra quyết định

Cuối cùng, OAG đề nghị IRCC điều tra sự khác biệt về thời gian xử lý hồ sơ do việc sử dụng các công cụ ra quyết định tự động và nỗ lực giảm thiểu sự khác biệt về thời gian xử lý hồ sơ bằng việc phân bổ đủ nguồn lực cho các hồ sơ được chuyển sang xử lý theo kiểu thủ công.

IRCC ngày càng phụ thuộc vào việc số hóa và sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) để xử lý các hạng mục công việc sau đây: 

• Tự động xác định tính đủ điều kiện;
• Phân phối hồ sơ giữa các viên chức dựa trên đặc điểm của hồ sơ; 
• Xác định hồ sơ có thể yêu cầu xác minh bổ sung;
• Phân bổ khối lượng công việc
• Tạo “chú thích” tóm tắt thông tin cơ bản về từng khách hàng để giảm bớt việc tìm kiếm của viên chức làm việc trong Hệ thống quản lý hồ sơ toàn cầu;
• Phân loại email khách hàng để trả lời nhanh hơn và trả lời các câu hỏi của khách hàng bằng công khai thông tin;
• Đánh giá sinh trắc học.

Điều này đã được chứng minh là có hiệu quả trong việc tăng tốc thời gian xử lý hồ sơ. Ví dụ, vào tháng 6 năm ngoái, cựu Bộ trưởng Di trú Sean Fraser đã thông báo rằng những công cụ này đã giúp IRCC xử lý 98% đơn xin tạm trú của vợ/chồng đi cùng hồ sơ. 

IRCC sẽ kiểm tra và giám sát việc xử lý hồ sơ thường trú bằng công nghệ ra quyết định tự động. Nếu cơ quan này xác định rằng cần thực hiện thêm các hành động khác để giảm thiểu sự khác biệt về thời gian chờ đợi xử lý hồ sơ thì các hành động này sẽ được thực hiện đầy đủ trước tháng 4/2025. 

Việc IRCC lên kế hoạch thúc đẩy giải quyết lượng hồ sơ xin lên thường trú nhân còn tồn đọng là tín hiệu đáng mừng đối với cộng đồng người mới nhập cư tại Canada nhập cư, giúp đẩy nhanh tiến trình định cư tại xứ sở lá phong.